Zo leid je een project

In onze vorige blogs “De noodzaak van een goede businesscase” en “Zoek de verschillen! Ook in je projectteam” beschreven we het belang van een goede businesscase en teamsamenstelling. Als de businesscase is goedgekeurd door je (interne) opdrachtgever en je projectteam bekend is, mag je daadwerkelijk aan de slag. Gefeliciteerd! Maar hoe pak je dat aan?

“Creëer duidelijkheid voordat het project begint.”

Het hoofddoel van je businesscase was het creëren van duidelijkheid. Duidelijkheid over de doelstellingen, het resultaat en de manier waarop dat resultaat behaald wordt. Duidelijkheid voor jezelf, voor je opdrachtgever en voor het projectteam. Als die er is, moet je als projectleider ervoor zorgen dat het project daadwerkelijk van start gaat en de afspraken die gemaakt worden rond het project (doel, gewenst resultaat, tijd, kosten) ook echt worden nagekomen.

“Leg de afspraken vast in je projectplan.”

Gebruik je projectplan als draaiboek

Projectmatig werken kenmerkt zich door het planmatig karakter. Als de opdrachtgever akkoord is met je businesscase, is het zaak een uitgewerkt projectplan op te stellen dat naadloos aansluit op je businesscase. In een projectplan beschrijf je nauwkeurig wat je gaat doen om het resultaat te bereiken. Alle componenten komen aan bod. Wat je moet doen, wat de kosten zijn, welke mensen je moet inzetten, hoe communiceren we en wat het resultaat is, inclusief een planning.

Het projectplan is daarmee als het ware het draaiboek voor een film. Stapje voor stapje wordt in het projectplan uitgewerkt wat je van plan bent. Daarbij moet je ook aandacht hebben voor onverwachte zaken, want die gaan sowieso plaatsvinden het risicomanagement. Door daar op voorhand aandacht voor te hebben, heb je de beheersmaatregels al uitgetekend.

4 Vaardigheden die je nodig hebt als projectleider

Dat vraagt nogal wat van een projectleider:

• Je moet de inhoud van het project grofweg kunnen overzien. En ja, die inhoud kan heel complex zijn.
• Je moet uitstekend met mensen om kunnen gaan. Je moet overleggen met de opdrachtgever, maar ook de projectleden motiveren en stimuleren.
• Je moet goed kunnen plannen en organiseren.
• Je moet vooruit kunnen denken en het grote geheel in de gaten kunnen houden (mét oog voor de details).

Zo’n gelaagdheid komt ook terug in de projectstructuur waarin wordt gestuurd en verantwoord op verschillende niveaus. Werkgroepen voeren specifieke deelopdrachten uit, de stuurgroep stuurt op grote lijnen en de projectgroep zit daar precies tussenin. Een projectleider dient te allen tijde verantwoording af te leggen aan de stuurgroep. Dat doe je door te rapporteren over tijd, kosten en kwaliteit. Als je dat niet scherp voor ogen houdt, kun je als projectleider alle kanten op vliegen. Ook de bocht uit.

Meer weten over het projectmatig werken? Neem dan gerust contact met ons op. Wij staan voor je klaar.