Je bent wat je kiest! Dat geldt ook voor je ERP-systeem

Vergelijk het met de aanschaf van een auto

Altijd een leuk karweitje. Maar een nieuwe auto kost veel geld. Dan ga je niet over één nacht ijs. Je pluist folders uit, bezoekt showrooms en maakt verschillende testritjes. Voor de aanschaf van softwarepakketten, zoals een ERP-systeem, zou hetzelfde moeten gelden. Gek dat veel bedrijven daar een stuk minder goed over nadenken!

Ja, een auto brengt je van A naar B, maar veel zaken hebben invloed op je keuze. Gebruik je ‘m alleen of met je gezin? Gebruik je ‘m voor je werk of ook privé? Ga je voor de ‘looks’ of voor functionaliteit? Al dat soort zaken bepalen jouw uiteindelijke keuze.

Bij de aanschaf van een ERP-systeem moet je vergelijkbare vragen stellen. Want een ERP-systeem neemt een behoorlijke hap uit je begroting. Uiteindelijk moet zo’n investering zich in veelvoud terugverdienen. Dat kan, maar dan ga je – net als bij de aanschaf van een nieuwe auto – dus niet over één nacht ijs.

“Stel jezelf een aantal vragen voordat je een ERP-systeem selecteert”

Er zijn veel verschillende pakketten en talloze leveranciers. Al die leveranciers zijn weer gespecialiseerd in verschillende branches. Het systeem moet bovendien kunnen koppelen aan diverse andere systemen. Want die digitale aansluiting op de systemen – van klant tot leverancier – is juist de kracht van ERP. Zo worden je bedrijfsprocessen geoptimaliseerd. Helaas zie ik te vaak dat bedrijven hier onvoldoende goed over nadenken.

Voordat je een ERP-systeem selecteert, is het daarom goed om jezelf een aantal vragen te stellen. Dit zijn de belangrijkste om tot een goede keuze te komen:

Vraag 1: Wat zijn je doelen?

Heel vaak leveren dure ERP-projecten minimale voordelen op. Dat komt omdat het pakket niet is afgestemd op de strategische doelen van het bedrijf. Pas als je weet wat je wilt bereiken, kun je een passend pakket kiezen. Wil je je klantenservice verbeteren, dan is het belangrijk dat je een CRM-functionaliteit vindt die daaraan bijdraagt. Bijvoorbeeld door de verkoopafdeling snel en gemakkelijk te voorzien van realistische leverdata. Je moet weten welke afdelingen en (realtime) gegevensinzichten je aan elkaar wilt koppelen om je doelen te bereiken.

Vraag 2: Wat wil ik automatiseren?

Om ERP goed te kunnen beoordelen is het opstellen van een business case een vereiste. De business case laat je zien hoe welke processen geautomatiseerd moeten worden. Dit is dus datgene dat de ERP-levernancier moeten laten zien met haar software. De business case is een weergave van je bedrijf. Hierin moeten de standaardprocessen zitten. Uitzonderingen moet je hier buiten beschouwing laten. Anders komt de focus op een verkeerde plek te liggen.

Vraag 3: Wat betekenen al die ERP termen?

Leveranciers hanteren nog wel eens verschillende definities binnen ERP. Pas dus op dat je niet in een ERP-woordenbrij verzandt zonder precies te weten wat de leverancier bedoelt. Voor je het weet zit je met een dure functionaliteit opgescheept waar jij niet op zit te wachten. Ook hierbij is de eerste vraag essentieel. Wat wil ik eigenlijk bereiken? Want – wat de leverancier ook zegt – lang niet altijd zijn de meest geavanceerde toepassingen echt nodig bij jouw bedrijfsstrategie.

“Ondanks de prachtige demo’s van de ERP-leveranciers, moet je kritisch blijven.”

Vraag 4: Wie heeft er al ervaring mee opgedaan?

Ondanks de prachtige demo’s van de ERP-leveranciers, moet je kritisch blijven. Een belangrijk aspect in het selectietraject is het bezoeken van referenten. Zij vertellen jou hun ervaring met de ERP-software en leverancier. Ook geven ze je de valkuilen in het implementatietraject aan. Bezoek referenten die soortgelijke processen hebben. En als het mogelijk is, bezoek referenten die net live zijn en die al een paar jaar met de ERP-software werken.

Laatste vraag: Kan ik dit alleen?

Een ERP-implementatie vraagt veel van een bedrijf. Als je al de juiste kennis in huis hebt, zal de projectmanager zijn reguliere werk er niet geheel bij kunnen doen. Zorg dus voor een goede borging van deze werkzaamheden. Veel bedrijven zijn echter te klein of hebben te weinig kennis om zelf de goede keuzes te maken. Als je bedrijf geen eigen ICT afdeling heeft, is het verstandig om externe begeleiding en ondersteuning (gedeeltelijk) in te huren die vaker met het ERP-bijltje hebben gehakt.

BeeBold helpt je goed te beginnen

BeeBold heeft jarenlange ervaring met de selectie en implementatie van ERP-systemen voor de industrie en zorg. Heb je vragen of wil je tips bij de selectie van een ERP-systeem voor jouw bedrijf? Aarzel dan niet om contact met ons op te nemen.