De nieuwe Europese privacywet Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), of in het Engels: GDPR, staat voor de deur. Vanaf 25 mei 2018 wordt deze wet gehandhaafd. Veel bedrijven zijn druk in de weer met deze wet. Dat zal ongetwijfeld bij u niet anders zijn. Maar behoudt u ook uw helicopterview? Informatiebeveiliging is immers meer dan de AVG alleen.

Wie geeft u toegang?

Informatiebeveiliging begint met functioneel toegangsbeheer. Wie heeft er eigenlijk toegang tot uw data, heeft u een autorisatiematrix? Binnen veel bedrijven zien we dat (te) veel medewerkers onnodig overal bij kunnen. Dat zit hem vaak in een stukje gemakzucht, maar ook in onwetendheid en groei. Een organisatie begint immers vaak klein; veel medewerkers hebben dan vanzelfsprekend toegang tot veel data. Iedereen doet alles. Maar groeit de organisatie, dan verandert die structuur. Taken en verantwoordelijkheden wijzigen, maar de bevoegdheden veranderen niet mee.

Het technisch aspect

Een ander belangrijk onderdeel van informatiebeveiliging betreft een technisch stuk; in hoeverre zijn uw data beveiligd voor een aanval van buitenaf? Natuurlijk kunt u alles dichtmetselen en bij wijze van spreken een gracht om uw organisatie bouwen, maar hoe zit het dan met de wens om bijvoorbeeld ook vanuit huis te werken? Onze boodschap: denk hierover na en maak bewuste keuzes. Hoe ontsluit u uw systeem op een veilige manier?

Maak u klaar voor de AVG

Dan is er natuurlijk nog de AVG. Deze nieuwe wet versterkt en breidt privacyrechten van mensen uit én zorgt voor meer verplichtingen voor organisaties die persoonsgegevens verwerken in de breedste zin des woord. Bent u hier al klaar voor? Bijna iedere organisatie heeft hier mee te maken, want in de meeste gevallen zijn er klant-, patiënt, personeelsgegevens, etc. vastgelegd. Voldoet u al aan de eisen die de AVG hieraan stelt? Wij hebben voor u een handig stappenplan. Download het gratis hier. Mocht u verdere vragen hebben over de AVG of informatiebeveiliging in het algemeen: dan horen wij die natuurlijk graag.

Hoe gezond is uw bedrijf? De belangrijkste vraag voor iedere ondernemer natuurlijk, want daar doet u het voor: winst maken. Het liefst zoveel en zolang mogelijk. Maar hoe bepaalt u het? Is dat aan het einde van het jaar het vergelijk tussen enerzijds de inkomsten en anderzijds de kosten? Bij een positieve resultante bent u tevreden? Of zijn de onderliggende aspecten die zorgen voor de winst belangrijker? Heeft u hier wel zicht op?

Wat zijn de oorzaken?

Meetpunten bieden u inzicht in het verloop van uw bedrijfsprocessen. Deze meetpunten verschillen deels per organisatie, maar er zijn gemeenschappelijke delers aan te wijzen. Denk bijvoorbeeld maar eens aan de kostprijs, doorlooptijd van orders en veelvoorkomende klachten. Veel ondernemers denken (te) vaak; ik verkoop voldoende, dus het gaat wel goed. Zij missen echter inzicht in achterliggende processen en worden vaak aan het eind van een boekjaar overvallen door tegenvallende resultaten. “We hadden het toch zo druk?” Meetpunten op diverse vlakken binnen bedrijfsprocessen voorkomen dit en houden u continue up-to-date. Zo kunt u tijdig bijsturen daar waar nodig.

Mogelijke gevolgen

Wat kan er gebeuren als u geen juist inzicht heeft? Zomaar twee voorbeelden… Stelt u zich eens voor; een groot gedeelte van uw transporten gaat incompleet of incorrect de deur uit naar de klanten. Met als gevolgen: ontevreden klanten, monteurs die moeten wachten, extra transport- en handelingskosten, etc. Allemaal vermijdbare kosten. En wat denkt u van het ontbreken van correcte kennis over de kostprijs van uw producten? Zijn de verkoopprijzen hier wel op afgestemd of verkoopt u uw producten met verlies?

Voorkomen is beter dan genezen

Dit soort doemscenario’s kunt u voorkomen, door de processen die voor u het belangrijkst zijn, te meten en te optimaliseren. Niets meer en niets minder. Maar beperk het aantal meetpunten hierbij wel. Niemand is gebaat bij een stortvloed aan meetdata, want dan ziet u door de bomen het bos niet meer. Meet gericht en bewust.

Kunt u wel wat hulp gebruiken bij het inrichten van uw meetpunten en het optimaliseren van de processen? Neem dan gerust contact met ons op.

Eindelijk; uw ERP-systeem is geïmplementeerd en wordt volop gebruikt. Nu denkt u rustig achterover te kunnen leunen. Bij voorbaat onze excuses voor het slechte nieuws: dat kan zeker niet. Uw organisatie verandert immers continu en daardoor moet de ondersteunende software met u mee veranderen. U zorgt hiervoor door het beheer goed ingeregeld te hebben, al vanaf de implementatiefase! Maar hoe ziet het beheer er eigenlijk uit en hoe pakt u het op? Wij helpen u graag op weg.

Eenheid van data

Globaal gezien zijn er drie vormen van beheer te onderscheiden. Dat wat het dichtste bij gebruikersorganisatie staat, is het beheer van de gegevens in uw organisatie. Hierbij gaat het vooral om de eenheid van de gegevens door alle processen heen. Voorbeelden, artikelgegevens, stuklijsten, verkoopprijzen, etc. U hoort het al: allemaal gegevens die het hart vormen van uw organisatie. Daarom is het ook cruciaal dat het beheer ervan centraal wordt belegd met goede afspraken voor de uitvoering.

Voorkom Eilandjesautomatisering

Functioneel beheer dient ervoor te zorgen dat het ERP-systeem op de juiste manier gebruikt wordt. Leveranciers van ERP-systemen voegen regelmatig, via nieuwe versies, functionaliteiten toe. Helaas laten veel ondernemers deze nieuwe functies links liggen omdat zij A: niet op de hoogte zijn ervan of B: ze durven er niet mee te werken (veranderen is altijd lastig). Zonde, want wat gebeurt er vaak in zo’n situatie? Juist, u zoekt andere oplossingen, in bijvoorbeeld Excel, met als gevolg: eilandjesautomatisering. Daardoor wordt de kracht van het ERP-systeem niet gebruikt.

Bezint eer gij begint

Dan is er ook nog het technisch beheer. Zijn uw data veilig opgeslagen? Worden er dagelijks back-ups gemaakt? Welke keuzes maakt u hierin? Kiest u voor werken op de server of in de Cloud? Allemaal vraagstukken waar ondernemers weinig bij stilstaan. Overall missen zij een stuk bewustwording. Hoe zit dat in uw situatie? Sta gerust eens wat vaker bewust stil bij uw beheer. Dat wil niet zeggen dat u alles zelf moet doen, maar bezint eer gij begint.

Bent u benieuwd naar hoe uw beheer ervoor staat?
Kijk dan eens naar onze APK voor ERP-systemen en download de Whitepaper!

Er is al veel over gesproken en nog meer over geschreven: de valkuilen van de implementatie van het ERP-systeem. Iedereen kent ze inmiddels wel en kan het stappenplan bijna dromen. Toch stoten ondernemers zich telkens weer aan dezelfde steen. Hoe komt dat? Wat zien we hier over het hoofd?

Geen IT- maar organisatiebreed traject

Vaak zien we dat de implementatie van een ERP-systeem als een IT-project wordt beschouwd. Maar dat is het zeker niet! Uiteraard is de IT-component erg belangrijk, want het systeem moet technisch goed werken. Maar het begint bij de vraag op welke wijze de processen ondersteund moeten worden. Welke functionaliteit is noodzakelijk? En niet minder belangrijk: welke informatie moet het systeem beschikbaar stellen voor de sturing van processen? Deze vragen kunnen alleen beantwoord worden door de directie of het hoger management. Dat is niet de taak van de IT-afdeling.

Impact op de organisatie

Onderschat niet de impact van dit soort projecten op de benodigde inzet van personen. ERP wordt in veel, zo niet alle, processen van de organisatie gebruikt. Dat betekent dat veel personen betrokken worden bij het aanleveren van de specificaties, het testen van de functionaliteiten en het krijgen of geven van opleidingen. Het ‘gewone’ werk gaat daarnaast natuurlijk ook door. Zorg ervoor dat voor beide voldoende tijd beschikbaar is. Beperk of voorkom daarnaast ander projecten. Ga voor de zogenaamde ‘Freeze’; alles gefocust op de ERP-implementatie.

De kennis en ervaring van de projectmanager

De projectmanager die het project leidt, moet van goede huize komen om alle veranderingen binnen tijd en budget te kunnen sturen. Toch krijgen vaak personen deze taak toegeschoven, zonder hiervoor een opleiding te hebben gehad. Zij zijn zeker niet beladen met genoeg ervaring. “Hij heeft eerder een project gedaan, dus dan lukt hem dit project ook wel”. Niet doen! Projectmanagement is een vak apart. Waarom zoveel risico’s lopen met een traject dat, in deze vorm, gemiddeld eens in de tien jaar plaatsvindt? Niet de juiste persoon in huis? Huur deze dan in!

Wilt u meer weten over de implementatie van een ERP-systeem? Of kunt u daar wel wat professionele hulp bij gebruiken? Neem dan gerust contact met ons op.

Veel bedrijven gebruiken al jarenlang een ERP pakket. Dit systeem zou een inzicht in uw bedrijf moeten geven en ondersteuning aan de bedrijfsprocessen. Maar helaas zien we vaak dat niet alle functionaliteit (op de juiste wijze) gebruikt wordt, vaak door onwetendheid over de mogelijkheden. Wat zien we dan wel? Excel dat, naast het ERP-systeem, gebruikt wordt om lijstjes bij te houden of zelfs om planningen te maken. “We kennen het ERP pakket niet goed.” en “In Excel kan het makkelijk en snel gedaan worden.” zijn veel gehoorde opmerkingen. Onnodig en niet zo slim.

Maak kennis met…

Ieder bedrijf kent er tenminste één, u waarschijnlijk ook: de Excel-goeroe. Deze werknemer maakte zich Excel volledig eigen. Alles houdt hij in lijstje bij. Handig voor nu, niet voor later. Want valt deze persoon weg, dan valt ook alle kennis en documentatie in het niet. Waarom blijven we naast een ERP-systeem vaak ook nog trouw aan Excel? Waarom bouwen we onnodig ERP-functies na in Excel? Is dat niet dubbelop, behoorlijk inefficiënt en onoverzichtelijk?

Wat de boer niet kent…

Veel van uw medewerkers zijn niet of onvoldoende op de hoogte van alle functionaliteiten van een ERP-systeem. En wat de boer niet kent… juist ja. Het blijft verleidelijk om even snel dat Excel-tabelletje op te zetten, maar daarmee creëert men slechts eilandjesautomatisering. Aparte gegevens in aparte lijstjes in aparte mappen; niemand weet meer waar hij data zoeken moet. Er ontbreekt overzicht en inzicht.

De voordelen van integratie

Excel integreert processen niet, een ERP-systeem wel. Op het moment dat u in het ERP-systeem een inkooporder toevoegt, heeft u de prijzen van uw leverancier helder, u weet wat het mag kosten, u weet hoeveel er binnen moet komen, op het moment dat het binnenkomt wordt een factuur klaargezet en u kunt aftekenen. Integratie, overzicht, inzicht en bovenal: gemak.

Blijft u nog steeds trouw aan Excel? Wilt u meer weten over de voordelen of implementatie van een ERP-systeem? Neem dan gerust contact met ons op.

Als ondernemer krijgt u er wekelijks, soms zelfs dagelijks mee te maken; de ad hoc vraag. Kan het er even tussendoor? Eigenlijk liever nog gisteren dan vandaag? Het antwoord is ons allemaal bekend; ja hoor, dat kan, natuurlijk. Allemaal weten we dondersgoed dat we dit antwoord (te vaak) geven zonder precies te weten wat de consequenties zijn. Want ja, die klant wilt u niet afwimpelen, toch?

De impact van ‘ja’ zeggen

Helaas heeft dit ‘klantvriendelijke’ altijd effect op de organisatie, met name de werkvloer. Daar moet de boel totaal op z’n kop. Lopende orders moeten worden onderbroken, materiaal met spoed besteld, machines anders ingetseld en ga zo nog maar even door. Zomaar ‘ja zeggen’ tegen een spoedklus, zonder te kijken naar de capaciteit op de werkvloer en de geplande orders, heeft dus behoorlijk wat impact.

Inbreuk op de planning

Met ‘ja’ zeggen tegen de ene klant, helpt u hem, maar benadeelt u vaak ook een ander. Werkelijk iedere inbreuk op de planning heeft gevolgen voor het hele bedrijf. Andere orders blijven langer liggen, waardoor deze klanten langer wachten en de kosten oplopen. Is dit alles die ene spoedklus waard? Vaak niet.

Blijf in control

Zomaar nee zeggen dan, tegen iedere spoedklus? Dat hoeft gelukkig ook weer niet. De oplossing? Waar het omgaat, is de impact van de spoedklus op de lopende orders. Zijn deze inzichtelijk en uitvoerbaar, dan weet u dat u de spoedklus kan accepteren. Zo blijft u in control!

Meer weten over dit onderwerp? Bel of mail ons gerust. Wij staan voor u klaar.

In de zorg, maar ook in andere sectoren, zien wij het vaak: organisaties die gaan samenwerken op bepaalde gebieden of zelfs volledig gaan fuseren. In veel gevallen gaat het om zeer uitdagende trajecten, zeker als het aankomt op het integreren van processen, informatie en systemen. Hoe je dit proces vlot laat verlopen? Wij lichten een tipje van de sluier op…

Dit soort veranderingstrajecten, want daar gaat het om, vergen veel van organisaties. Het normale werk gaat gewoon door, maar daarnaast wordt veel inzet gevraagd in projectvorm. Hoe zijn beide met elkaar te combineren? Hoe kunnen alle taken efficiënt worden uitgevoerd? Het vereist in ieder geval een flexibele aanpak en intensieve projectbegeleiding.

Oogkleppen af

Veel organisaties werken al jaren volgens eenzelfde soort stramien. Mensen zijn nou eenmaal gewoontedieren en houden niet van veranderingen. Maar toch, een fusie of samenwerking is het moment om alles eens goed op te schudden. Wat zijn de doelen die bereikt moeten worden? Neem de tijd om de gewenste werkwijze te bepalen, want daar is nu het moment voor. Zet de oogkleppen af en sta open voor andere werkwijzen die geboden worden. Veranderingen zorgen ervoor dat organisaties flexibeler en volwassener worden.

Nieuwe taken, nieuwe competenties

Een veranderende organisatie heeft zijn weerslag op de taken en functies. Die veranderen vaak inhoudelijk. Bestaande rollen bewegen naar een nieuwe situatie. Nieuwe competenties en skills moeten worden aangeleerd. Is dit erg? Welnee. In het begin van zo’n nieuwe situatie leidt het wellicht tot weerstand, maar uiteindelijk vinden mensen het leuk om nieuwe dingen te leren. Ze maken de nieuwe rol ‘eigen’ en dat wekt vertrouwen. Kortom; een veranderingstraject verloopt vlot wanneer er flexibiliteit is, mensen openstaan voor verandering en er ruimte is voor ontwikkeling en opleiding. Zo werk je samen aan de toekomst.

Meer weten over slim samenwerken aan de toekomst? Neem dan gerust contact met ons op. Wij helpen u graag.

Volop praten wij over de verkoop en de bijbehorende verkoopprijs. Loopt het product lekker, is de prijs misschien te hoog of te laag? Niets van dit onderwerp laten wij onbespreekbaar. Maar hoe zit het eigenlijk met het ondergeschoven kindje; de kostprijs? Die is vaak onbekend. Heeft u eigenlijk wel inzicht in uw marge?

Ondernemen vanuit een onderbuikgevoel
De meeste ondernemers werken vanuit hun onderbuikgevoel: “De verkoop loopt vlot, dus voor mijn gevoel gaat alles lekker.” Maar is dat wel zo? Veel ondernemers houden niet of onvoldoende rekening met de factoren die van invloed zijn op de kostprijs van een product of dienst. Materiaalprijzen en andere factoren zijn voortdurend in beweging. Zonder registratie heeft u daar geen realtime inzicht in. U kan niet op tijd bijsturen. U bent niet langer in control.

Registreren is key!
Veel ondernemers ervaren de gevolgen hiervan pas aan het einde van het jaar. De accountant kwam langs, zette alles onder elkaar en voilà: verlies. Hoe kan dat nou, we verkochten toch lekker; hoor je ze dan denken. Tsja; er zijn meer kosten gemaakt. Hoe u dit voorkomt? Met een juiste registratie van alle verwerkingstappen.

Be in control
Hoe registreert u de kosten van het materiaal en uitbesteding? Waar en wanneer slaat u deze data op? Antwoorden op deze vragen geven u handvatten om te sturen. Alleen zó houdt u voortdurend inzicht in het proces en de kosten en blijft u gedurende het hele jaar in control.

Ondernemen is het lef hebben om te durven veranderen, het nemen van risico’s en het benutten van kansen. Want ook u weet; zonder verandering geen vooruitgang. Het gaat erom die keuzes bewust te maken en grip te krijgen op uw processen, gebaseerd op de juiste informatievoorziening. Maar waar begint u en met welk doel voor ogen? Wij helpen u op weg. Dare to change & to Bee in control!

Waarom is in control zijn zo belangrijk?
De wereld om ons heen verandert steeds sneller. Om aan de veranderende vraag van uw klant te kunnen voldoen en de concurrentie voor te blijven, moet u de juiste beslissingen nemen en snel kunnen schakelen. Dat kan alleen als u weet wat er speelt binnen de eigen organisatie en de externe omgeving en uw beslissingen gebaseerd zijn op de juiste informatie. Het is hierbij essentieel dat de informatievoorziening gebaseerd is op de organisatiedoelstellingen van het bedrijf.

Waar begint u?
Helder, maar waar begint u? Hoe verandert u efficiënt? Hoe raakt u in control? Daar is orde voor nodig; inzicht in uw processen. Wat doen de mensen in uw bedrijf? Hoe doen ze dat, wanneer, via welke procedures en aan de hand van welke systemen? Goede beslissingen maakt u alleen op basis van de juiste inzichten en informatie. Dus duik uw processen in, wees in control! Pas daarna gaat u voor verandering.

Start met uw doelstelling
Beste ondernemer, wat zijn uw doelstellingen voor het komende jaar? Dat vragen wij al onze klanten. Vaak hebben zij hier geen antwoord op. Heeft u dat wel? Start met de realisatie hiervan want alleen aan de hand van uw doelen richt u uw processen efficiënt in. Waar wilt u met uw bedrijf heen? Wat wenst u voor 2018?

Facebook Linkedin
Plan een vrijblijvend gesprek.

Gratis gesprek