Wat is ERP en hoe ondersteunt het jouw bedrijfsproces?

Wat is ERP?

Voordat we dieper ingaan op de aanpak, moeten we eerst de definitie toelichten. ERP staat voor Enterprise Resource Planning. Als bedrijf kun je er eigenlijk niet meer omheen, want met ERP kun je je bedrijf daadwerkelijk verder professionaliseren. Het heeft als doel de productiviteit van organisaties te maximaliseren, kosten te beheersen en optimaal te voldoen aan klantwensen. Met een ERP-systeem kun je je bedrijfsprocessen optimaliseren. ERP realiseert dit door de automatische afhandeling van logistieke, administratieve en financiële bedrijfsprocessen onder te brengen in één bedrijfsbrede informatie- en managementsysteem. Deze geïntegreerde automatiseringsoplossing noemen we ERP-software. Deze software is toepasbaar voor nagenoeg alle typen organisaties, groot en klein, producerend en dienstverlenend. Bekijk ook ons voorbeeld van een ERP systeem

Alle bedrijfsprocessen zijn met elkaar verbonden

De kracht van een ERP-systeem is dat het integrale functionaliteit biedt voor al je processen, vanaf de eerste contacten met je klant tot en met de facturatie van je geleverde product. Tegenwoordig zijn zelfs de systemen van je toeleverancier en klanten digitaal te integreren. Dat maakt het zeer efficiënt met minder kans op fouten, want alle bedrijfsprocessen zijn met elkaar verbonden en alle informatie is voor iedereen beschikbaar. Zo’n systeem wil elk bedrijf wel, maar hoe kies je het juiste pakket?

Selectie

Er zijn veel leveranciers die ERP-software leveren, maar de één is de andere niet. De verschillen hebben onder andere te maken met het type product en de markt waar de leverancier zich op richt. Waar de één de focus legt op bijvoorbeeld de voedingsmiddelenindustrie met een voorraad gestuurde productie, zal de ander gespecialiseerd zijn op klantorder gerichte productie binnen metaalbedrijven. Hoe vind je nu de leverancier die voor jouw situatie het beste is? Kortom, hoe bepaal je jouw ERP-selectie?

Welk doel heb jij? Breng ze in kaart!

Het doel moet zijn dat je de volledige potentie van het gekozen ERP-systeem benut. Verkopers kunnen je alles wijsmaken, maar voor je het weet, zit je met een pakket opgescheept dat niet passend is bij jouw bedrijfsprocessen. Voordat je tot de selectie van een ERP-systeem overgaat, is het daarom van wezenlijk belang om eerst te doorgronden hoe je processen precies lopen en welke informatie hierbij belangrijk is om te kunnen sturen. Breng dus je bedrijfsprocessen in kaart.

Waarom zou je een Ferrari kopen als je nooit op de snelweg rijdt?

Moet je snel reageren op een klantvraag? Wil je sturen op doorlooptijd? Deze verkenning als voortraject is essentieel, want elk proces vraagt om eigen informatie en ‘alarmbellen’ en daarmee specifieke functionaliteit. Vergelijk het met de aanschaf van een auto. Waarom zou je een Ferrari kopen als je nooit op de snelweg rijdt?

Jouw eisen zijn duidelijk, nu is het aan de leveranciers

Als jouw harde eisen en aanvullende wensen duidelijk zijn, is het van belang dat de leveranciers zich gaan bewijzen. Zij moeten aantonen dat ze aan jouw behoeften kunnen voldoen, zowel op schrift als via het geven van meerdere demo’s. Zo ervaar je de werking van een pakket in een ‘live’ omgeving en kun je pas echt een goede afweging maken tot aanschaf van het voor jou beste pakket. Maar met de aanschaf alleen ben je er natuurlijk nog niet. Dan begin je pas. ERP helpt je alleen vooruit als je in staat bent het systeem succesvol te implementeren. Hoe doe je dat?

Implementatie

Een goede ERP-implementatie is cruciaal, want je kan wel in het bezit zijn van het perfecte pakket, als je het niet goed weet in te zetten, werkt het averechts. Uit onderzoek blijkt dat meer dan 60% van de implementatieprojecten van ERP-pakketten mislukken. Er zijn bedrijven bekend die zelfs kopje onder zijn gegaan nadat ze dat hele dure ERP-pakket verkeerd implementeerden. Het is daarom goed om te weten wat de grootste valkuilen zijn bij een ERP-implementatie.

Meer dan 60% van de implementatieprojecten van ERP-pakketten mislukken

Hoe komt het en wat zijn de oorzaken?

Oorzaken voor het mislukken van ERP-projecten, zijn onder andere slecht projectmanagement, eindgebruikers die nauwelijks zijn opgeleid en data die onjuist zijn geïmporteerd vanuit het oude IT-systeem. Onderschat dit daarom niet. Het implementeren van een ERP-pakket is zo moeilijk omdat het heel omvangrijk is en grote veranderingen van je bedrijfsprocessen met zich meebrengt. De ERP-oplossing is vaak dichter bij dan je denkt. Het kenmerk van een ERP-pakket is immers dat het vele processen in een bedrijf, vanaf de eerste klantcontacten tot en met de facturatie van de verkopen, integraal ondersteunt.

The Key is verandermanagement en communicatie

Het betreft dus een compleet veranderingstraject en het is verstandig om je hierbij te laten begeleiden. Een extern bureau wijst je op blinde vlekken. Dit kan snel een traject van een half jaar zijn. Die tijd is nodig om data te ex- en importeren, het beveiligen van het systeem en het toekennen van de autorisatie aan de juiste medewerkers. Ook – en vooral – de ‘softe’ kant kost tijd. Want de mens wil niet graag veranderen, terwijl het implementeren van een ERP-systeem vaak een andere manier van werken eist. Gebrek aan verandermanagement en communicatie tijdens dit traject zijn serieuze valkuilen. Het is daarom belangrijk dat de doelen die er zijn met het overstappen op nieuwe ERP-software duidelijk zijn en de medewerkers weten waarom je overstapt op het nieuwe ERP-systeem en wat voor hen de voordelen zijn.

“Ik breng mijn medewerkers ervan op de hoogte dat er een nieuw systeem komt” Foutje! Betrek je eindgebruikers tijdens het selecteerproces.

Eindgebruikers worden er niet in betrokken

Een van de grootste valkuilen bij een ERP-implementatie is dat de gebruikers niet worden betrokken in dit wezenlijke voortraject. Een ERP-systeem implementatie mislukt wanneer de beoogde oplossing niet werkbaar wordt bevonden door de gebruikers. Dan is er een mismatch tussen toepasbaar en werkbaar en gaan de hakken in het zand.

Hou er bij de implementatie van een ERP-systeem bovendien rekening mee dat je het niet alleen doet voor de problemen van nu. Je moet in staat zijn de organisatorische veranderingen van de toekomst te benoemen en het systeem moet kunnen participeren op die veranderende omstandigheden. Komt er een afdeling bij? Worden er bedrijven samengevoegd of gesplitst? Pas als je dergelijke vragen hebt beantwoord, implementeer je een ERP-systeem niet alleen succesvol voor de korte, maar ook voor de lange termijn.

Het systeem draait. Wat nu?

Draait het systeem? Ga dan niet op je lauweren rusten. Het is belangrijk te realiseren dat na implementatie van het ERP-systeem het gebruik ervan nog geen routine is. Kinderziektes en opstart perikelen moeten worden geëlimineerd en medewerkers moeten thuis raken in het gebruik van het systeem. En – zoals gezegd – natuurlijk evolueert je bedrijf in de loop der jaren. Na de implementatie moet je er daarom voor blijven zorgen dat je ERP-pakket met je bedrijf meegroeit. Dan zijn we aanbeland bij de beheerfase.

Beheer

Na aanschaf en implementatie van een ERP-pakket moeten kennis, updates en toepassingen geborgd en onderhouden worden en, bovenal, afgestemd blijven op jouw processen. Dat is noodzakelijk om alles uit je systeem te blijven halen. Zorg er daarom voor dat je ERP-pakket en je bedrijf met elkaar meegroeien. Want je bedrijf groeit en klanten veranderen. Pas je systeem daarop aan.

Groeien jij en je ERP-pakket niet met elkaar mee? Dan blijf je hangen op ‘eilandjes automatisering’ waarbij er in Word en Excel nog onnodig veel losse administraties worden bijgehouden. Andersom ontwikkelen ERP-systemen zich ook. Updates zorgen ervoor dat systemen veiliger worden en technische problemen worden opgelost. Ook voegen updates nieuwe functionaliteiten toe. Het is goed om op de hoogte te zijn van deze nieuwe mogelijkheden, zodat je jezelf, je portemonnee en je werkgemak niet tekortdoet. Groeien jij en je ERP-pakket niet met elkaar mee, dan blijf je hangen op ‘eilandjes automatisering’ waarbij er in Word en Excel nog onnodig veel losse administraties (weer) worden bijgehouden. De kracht van ERP is juist dat die eilandjes doorbroken kunnen worden.

Niet alle functies zijn nodig, pik er de juiste uit

Het allerbelangrijkste hierbij is dat je als bedrijf weloverwogen de juiste keuzes maakt. Want het is absoluut niet nodig om alle functies van een ERP-pakket te gebruiken. Zolang je er maar wel bewust van bent welke mogelijkheden er zijn. Hou je bedrijf en het ERP-systeem daarom periodiek tegen het licht. Zit daar ruimte tussen, dan zijn processen voor verbetering vatbaar. Grote kans dat het ERP-systeem je daarbij kan helpen. Door vroegtijdig veranderingen te onderkennen, kan er bijgestuurd worden zodat jouw ERP-systeem op de juiste manier met je organisatie blijft meegroeien.

Wat wij jou hebben verteld.

In het blog hebben we je verteld dat ERP echt voor jou kan werken, mits je de volgende zaken in acht houdt:

• Wat is je doel?
• Selecteer de juiste softwarepartner
• Betrek je medewerkers in het traject
• Toets periodiek het gebruik van ERP aan je bedrijfsproces

Wij kunnen je hierbij helpen. De wereld van ERP heeft voor ons geen geheimen. Samen met jou kunnen de juiste keuze worden gemaakt. Zo haal je jaren het optimale uit ERP!

Elk proces kan verbeterd worden, ook die van jou.

BeeBold is pakketonafhankelijk en kan je volgens een vaste methodiek adviseren en begeleiden bij de selectie, implementatie en het beheer van jouw ERP-systeem. Wij kennen de markt en de valkuilen en weten hoe een pakket en leverancier zich in de toekomst zullen ontwikkelen.

Meer weten over wat wij voor jouw bedrijf kunnen betekenen? Neem gerust contact met ons op. In veel gevallen kunnen wij tijdens een kop koffie de vinger op de zere plek leggen, hoe confronterend het soms kan zijn. Wij staan voor je klaar.