Project of proces, ken jij het verschil?

Op de werkvloer horen we het vaak en misschien klinkt het jou ook wel bekend in de oren: “Nog een project? En de stapel met projecten is al zo hoog! We kunnen onmogelijk alles doen”. Voor een goede prioritering van projecten is het raadzaam de lijst met projectaanvragen eerst te screenen. (Te) vaak worden projecten en processen door elkaar gehaald. In terminologie en daardoor ook in planning. Grotere activiteiten worden vaak onder de noemer van een project geschaard en ook als dusdanig gepland, waardoor ze projectcapaciteit in beslag nemen. Echte projecten komen daardoor wellicht niet aanbod. Hoe je dit kunt voorkomen? Dat vertel ik je graag.

Project of proces?

Medewerkers, maar ook managers en directeuren kennen vaak niet precies het verschil tussen een proces en een project. Daar gaat het mis. Kenmerken van projecten zijn: een tijdelijke organisatie, uniek en functie-overschrijdend. Veel van deze kenmerken gaan niet op voor de normale procesactiviteiten: het ‘normale werk’ is immers niet uniek want het wordt vaker en met enige regelmaat uitgevoerd. Ook is de organisatie die deze werkzaamheden uitvoert niet tijdelijk; natuurlijk niet want het zijn uw gesettelde afdelingen. Tot slot, veel activiteiten vinden plaats binnen een afdeling, terwijl het project vaak dwars door de organisatie heen gaat. Hebt u het scherp?

Waarom het onderscheid?

Een duidelijke scheiding tussen beide is van belang voor de prioritering en selectie van projecten. Wij zien vaak dat procesactiviteiten die veel tijd vergen als project worden aangevlogen. Denk bijvoorbeeld aan budgetteringsrondes. Met als gevolg dat hele projectorganisaties daarover meepraten en tijd aan spenderen. Dat is helemaal fout, omdat die manager zijn budgetteringsronde als normaal werk moet inplannen. Nu gaat dit af van de capaciteit die voor projecten is gereserveerd. Gevolg hiervan kan zijn dat een onjuiste prioritering binnen de echte projecten gehanteerd wordt of dat projecten helemaal niet aan bod komen.

De juiste keuze

Waar het om gaat is het juist alloceren van de benodigde capaciteit. Als blijkt dat iemand te weinig tijd heeft voor de normale activiteiten, dan moet daar een oplossing voor komen. De overgebleven tijd kan dan aan de werkelijke projecten toebedeeld worden.

Wilt u meer informatie over dit onderwerp? Neem dan gerust contact met ons op. Wij staan voor u klaar.