Stoot u zich telkens aan dezelfde steen?

Er is al veel over gesproken en nog meer over geschreven: de valkuilen van de implementatie van het ERP-systeem. Iedereen kent ze inmiddels wel en kan het stappenplan bijna dromen. Toch stoten ondernemers zich telkens weer aan dezelfde steen. Hoe komt dat? Wat zien we hier over het hoofd?

Geen IT- maar organisatiebreed traject

Vaak zien we dat de implementatie van een ERP-systeem als een IT-project wordt beschouwd. Maar dat is het zeker niet! Uiteraard is de IT-component erg belangrijk, want het systeem moet technisch goed werken. Maar het begint bij de vraag op welke wijze de processen ondersteund moeten worden. Welke functionaliteit is noodzakelijk? En niet minder belangrijk: welke informatie moet het systeem beschikbaar stellen voor de sturing van processen? Deze vragen kunnen alleen beantwoord worden door de directie of het hoger management. Dat is niet de taak van de IT-afdeling.

Impact op de organisatie

Onderschat niet de impact van dit soort projecten op de benodigde inzet van personen. ERP wordt in veel, zo niet alle, processen van de organisatie gebruikt. Dat betekent dat veel personen betrokken worden bij het aanleveren van de specificaties, het testen van de functionaliteiten en het krijgen of geven van opleidingen. Het ‘gewone’ werk gaat daarnaast natuurlijk ook door. Zorg ervoor dat voor beide voldoende tijd beschikbaar is. Beperk of voorkom daarnaast ander projecten. Ga voor de zogenaamde ‘Freeze’; alles gefocust op de ERP-implementatie.

De kennis en ervaring van de projectmanager

De projectmanager die het project leidt, moet van goede huize komen om alle veranderingen binnen tijd en budget te kunnen sturen. Toch krijgen vaak personen deze taak toegeschoven, zonder hiervoor een opleiding te hebben gehad. Zij zijn zeker niet beladen met genoeg ervaring. “Hij heeft eerder een project gedaan, dus dan lukt hem dit project ook wel”. Niet doen! Projectmanagement is een vak apart. Waarom zoveel risico’s lopen met een traject dat, in deze vorm, gemiddeld eens in de tien jaar plaatsvindt? Niet de juiste persoon in huis? Huur deze dan in!

Wilt u meer weten over de implementatie van een ERP-systeem? Of kunt u daar wel wat professionele hulp bij gebruiken? Neem dan gerust contact met ons op.